Eén keer invoeren, overal goed.

Technisch loopt dat via de koppelvlakken die de pakketten zelf aanbieden. Belangrijker dan de techniek is de afspraak eronder: welk veld heet waar hoe, wat is verplicht, en wat gebeurt er als een gegeven ontbreekt. Die afspraak zet ik op papier voordat ik bouw.

Daar gaat het namelijk meestal mis. Niet in de verbinding zelf, maar in de aannames: het ene pakket splitst voor- en achternaam, het andere niet. Een half uur uitzoeken vooraf scheelt maanden aan rare fouten achteraf.

Staat jouw pakket er niet bij, dan is dat geen nee. Zolang de leverancier een koppelvlak aanbiedt kan ik ermee praten; is dat er niet, dan zoeken we een omweg via een export of een tussenstap. Wat kan en wat niet blijkt in de systeemcheck.

De volgorde bepaal je zelf, maar mijn advies is: begin bij de koppeling die het vaakst handwerk kost. Meestal is dat de route van aanvraag naar offerte of van bestelling naar boekhouding, omdat die elke week terugkomt en dus elke week tijd kost.

Ik beloof je geen aantal bespaarde uren, want dat hangt af van hoe vaak je die handeling doet. Wat ik wel kan: samen tellen hoe vaak je hem deze maand deed. Komt daar geen serieus getal uit, dan is een koppeling het geld niet waard en zeg ik dat.

Wat er verder van komt is rust. Fouten worden zichtbaar op het moment dat ze gebeuren, in plaats van drie weken later bij de facturatie. Dat scheelt uitzoekwerk dat nooit op een urenbriefje staat, en discussies met een klant die zijn eigen versie van de waarheid heeft.